Calc: la hoja de cálculo
Una
hoja
de cálculo
es una tabla donde cada celda
puede contener alguno de los siguientes tipos de datos:
- Texto
- Valores numéricos
- Fórmulas
Texto
es toda secuencia de caracteres que no es ni un número ni una
fórmula. Para introducir un número o una fórmula como texto (p.e.
un número de teléfono) hay que poner un apóstrofo al principio.
Una
fórmula
es una expresión que empieza con el signo
=
y contiene operadores, funciones, valores literales numéricos o
textuales o referencias a otras celdas. Para hacer referencia a una
celda hay que identificarla por la letra de la columna y el número
de la fila, p.e. C2
hace referencia a la celda que está en la intersección de la
tercera columna y la segunda fila. Para hacer referencia a todas las
celdas de un área rectangular, se indican la primera y la última
celdas separadas por dos puntos, p.e. B2:C6.Orígenes de las hojas de cálculo
En 1961 se
vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el
artículo Budgeting
Models and System Simulation
de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de
este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en
EE.UU. número 4.398.249) algunos de los algoritmos
en
1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser
una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso
en la corte estableciendo que "algo no deja de ser patentable
solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este
caso ayudó al comienzo de las patentes de software.
Dan Bricklin es
el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin
contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una
tabla de cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un
error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de
forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría
replicar el proceso en un computador, usando el paradigma
tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que
intervenían en el proceso.
Su idea se
convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación
fundamental" que hizo que el PC (ordenador u computador
personal) dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del
computador para convertirse también en una herramienta en los
negocios y en las empresas.
La
Estructura de una Hoja de Cálculo
Una hoja de
cálculo está formada por varias hojas. Cada hoja contiene
diferentes celdas las cuales están organizadas en filas y columnas.
Cada celda contiene o bien una fórmula de cálculo, un texto (de
cualquier tamaño) o un valor. La fórmula para calcular puede
indicar directamente una operación, por ejemplo =(4- 5). El sentido
de una hoja de cálculo consiste en que en ella puede calcular
fórmulas que se refieren a otras celdas. Una de estas fórmulas
podría ser =SUMA(A1:A8), que en el lenguaje de las hojas de cálculo
significa que la suma de los valores de las celdas A1 hasta A8 se
calcula e introduce automáticamente en la celda en la que se
encuentre la fórmula. Además, se pueden introducir fórmulas
adicionales en las celdas A1 hasta A8, refiriéndose cada una de
ellas a otras celdas y a sus contenidos, y así sucesivamente. Como
podrá constatar, esto permite el cálculo de relaciones
extremadamente complicadas.Abra una nueva hoja de cálculo con el
comando Archivo - Nuevo - Hoja de cálculo. La hoja se llamará
"Sin nombre1" hasta que la guarde con otro nombre. Si
observa el nuevo documento, encontrará unos elementos
característicos:
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Filas
y columnas
Una hoja de
cálculo está compuesta de filas numeradas desde 1 hasta 32000 y de
columnas con letras que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y así
sucesivamente; la última columna se designa con las letras IV. De
esta forma se puede identificar cada celda de manera precisa por su
línea y columna. Así por ejemplo la celda A1 será la primera celda
en la parte superior izquierda de la hoja.Estos números y letras se
encuentran en los botones del borde de la ventana: los
encabezamientos de filas indican el número de filas, los
encabezamientos de columnas dan nombre a las columnas. Al pulsar
sobre uno de estos botones se seleccionará toda la columna o fila.
Para seleccionar toda la hoja bastará con que pulse sobre el botón
sin inscripción que se encuentra en la intersección de los
encabezamientos de filas y de columnas.Escriba ahora un texto en la
celda A1. Mientras escribe, observe que el texto aparece tanto
en la celda en la que está escribiendo como en la línea de entrada
de la barra de fórmulas. Al mismo tiempo observará que se puede
escribir más texto en la celda del que aparentemente se puede
escribir.
Barra
de menús
Se
encontrarán las opciones de abrir la hoja de cálculo, guardar,
vista preliminar , impresión, cortar, copiar, pegar, escala, dar
formato a celdas, filas y columnas, revisión de ortografía,
etcétera.
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Barra
de funciones:
Se podrá, acceder rápidamente a las funciones más frecuentes como,
copiar, pegar, imprimir, guardar un documento, insertar imágenes,
etcétera.
Barra
de formato:
Aquí se encuentran botones relacionados a funciones importantes,
como alineación de texto, tipo, tamaño y estilos de letra, color,
etcétera.
Barra
de fórmulas:
Aquí se ingresarán las fórmulas., sumatoria, etcétera.
Barra
de estado:
Muestra información sobre el documento actual.
Área
de trabajo:
Área para ingresar la información
Libro:
es el archivo que creamos, es decir, el conjunto de todos los datos y
fórmulas. Por ejemplo, un libro podría ser el archivo que contiene
todos los datos de nuestra tutoría.
Hoja
de cálculo:
es cada una de las hojas que componen el libro (aparecen en la parte
inferior izquierda). En nuestro caso, podríamos tener, en el mismo
libro, diferentes hojas; una para los datos personales, tres para los
datos de cada evaluación, otra para los datos de asistencia, etc.
Celda:
es la intersección entre una fila y una columna.
Rango:
es el conjunto de celdas que se usan para utilizar cierta función.
Crear
una nueva hoja de cálculo
Seleccionar
la opción de menú Archivo -> Nuevo -> Hoja de cálculo.
También
se puede abrir una nueva hoja de calculo presionando sobre el icono
que se encuentra en la Barra de Funciones
que se encuentra en la Barra de Funciones
La
apariencia de la hoja de cálculo es una tabla donde cada celda
(intersección de una fila y una columna) puede contener alguno de
los siguientes tipos de datos:
- Texto
- Valores
numéricos
- Fórmulas
Modificar o
Eliminar el contenido de una celda
Para modificar
el contenido de una celda, es posible realizar alguna de las
siguientes operaciones:
- Seleccionar la celda y realizar un doble clic de ratón
- Seleccionar
la celda y a continuación pulsar la tecla F2
Al
realizar alguna de estas operaciones, es posible editar el contenido
de la celda. Con las teclas de dirección puede desplazarse por el
contenido de la celda o bien situarse en cualquier lugar con un clic
de ratón. Una vez realizadas las correcciones pulse la tecla Enter.
Para
eliminar el contenido completo de una o más celdas, una vez
seleccionada(s), pulse la tecla Supr
o Delete,
luego de esto aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar
contenidos,
deberá indicar el tipo de la o las celdas a borrar.
Copiar,Cortar
y Pegar datos
Con
OpenOffice Calc puede copiar o cortar (mover) celdas desde y hacia
cualquier otra celda, hoja de calculo, libro de OpenOffice Calc u
otra aplicación.
Las
operaciones de copiar y cortar se diferencian básicamente en que la
primera de ellas mantiene los datos en su localización original,
realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opción cortar
borra los datos de la ubicación de origen. Estas operaciones pueden
ser hechas con la técnica de arrastrar
y colocar.
Para cortar o mover datos usando arrastrar y colocar, seleccione el rango de origen, sitúe el puntero del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado, haga un clic de ratón, y sin soltar el botón, arrastre el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición que desee. Para copiar datos es lo mismo, pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, se debe mantener pulsada la tecla Control mientras se arrastra el bloque seleccionado.
También puede cortar o copiar datos a través del portapapeles, así, mientras los datos no se peguen, se mantienen en un espacio de memoria (llamado Portapapeles). Para cortar o copiar datos debe seleccionar el rango (las celdas), y posteriormente llevarlo al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:
Para cortar o mover datos usando arrastrar y colocar, seleccione el rango de origen, sitúe el puntero del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado, haga un clic de ratón, y sin soltar el botón, arrastre el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición que desee. Para copiar datos es lo mismo, pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, se debe mantener pulsada la tecla Control mientras se arrastra el bloque seleccionado.
También puede cortar o copiar datos a través del portapapeles, así, mientras los datos no se peguen, se mantienen en un espacio de memoria (llamado Portapapeles). Para cortar o copiar datos debe seleccionar el rango (las celdas), y posteriormente llevarlo al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:
- Seleccionar el comando Cortar o el de Copiar del menú Edición.
- Seleccionar el comando Cortar o el de Copiar del menú Edición desde el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la zona seleccionada.
- Hacer clic en el botón cortar o copiar, de la barra de herramientas estándar.
- Presionar
las tecla ctrl
y la letra x,
para cortar, o bien, la letra ctrl
y la c,
para copiar.
Para pegar los datos copiados o cortados, no es necesario seleccionar todo el rango de destino, basta con seleccionar la primera celda del rango, y luego presionar las teclas ctrl y la letra v, o ir al comando Pegar, desde el menú editar o desde el menú contextual que se despliega al hacer clic con el botón derecho en el lugar donde se desea dejar los datos del portapapeles.
Pegado
Especial
También
puede hacer un pegado especial de los datos copiados o cortados. Esto
es útil en caso que NO desee copiar la celda con toda su información
(tanto datos, como los diversos formatos aplicados a las celdas),
como lo hace la operación de pegado tradicional. Puede seleccionar
la opción Pegado
especial desde
el menú Editar
o desde el menú contextual que se despliega al hacer clic con el
botón derecho en el lugar donde dejará los datos del portapapeles.
Al pegar datos con pegado especial, se mostrará el siguiente cuadro
de diálogo.
Desde
el cuadro de diálog pegado especial puede realizar las siguientes
accione:
En
Selección:
se indica qué información o propiedades de las celdas quiere pegar
(toda la celdas, sólo el formato, sólo los número sin formato,
etc.).
En
Operaciones:
Si las celdas de destino y de origen continen datos numéricos, y en
la sección Desplazar
celdas
está marcada la opción No
desplazar,
entonces puede definir una opración matemática a realizar entre las
celdas de ambos rangos (origen y destino).
En
Opciones:
Se pueden indicar las siguientes acciones:
- Ignorar celdas vacías: En el área de pegado, no se pegarán las celdas en blanco que existieran en el área de origen.
- Trasponer: Cambia la orientación de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas se convierten en columnas y las columnas en filas.
- Vincular:
Introduce en las celdas de destino la referencia a la celda de
origen que le corresponde, de modo que si se modifica un valor en la
celda de origen, se modificará en la de destino.
En
Desplazar
celdas:
se definen las opcines de desplazamiento de las celdas al pegar la
selección.
Uso
de Formulas
La introducción
de números o fórmulas como texto (p.e. un número de teléfono)
requiere un apóstrofo al principio.
Una
fórmula es una expresión que empieza con el signo “=” y
contiene operadores, funciones, valores literales, numéricos, texto
o referencias a otras celdas.
Para
hacer referencia a una celda hay que identificarla por la letra de la
columna y el número de la fila. Ejemplo: D5 hace referencia a la
celda que está en la intersección de la cuarta columna y la quinta
fila.
Para
hacer referencia a todas las celdas de un área rectangular, se
indican la primera y la última celdas separadas por dos puntos.
Ejemplo: B2:C6.
La
Barra de Formulas
En las celdas
de la hoja de cálculo, es posible introducir distintos tipos de
datos y también fórmulas. Cuando se introducen datos en una celda
éstos datos aparecen en la celda activa y en la Barra
de Fórmulas.